راهنمای مهاجرت از سانترال سنتی به VoIP

بسیاری از مدیران ایرانی سانترال پاناسونیک قدیمی خود را مثل یک گنج نگه داشته‌اند. چنین افرادی با اطمینان می‌گویند که «هنوز کار می‌کند، چرا عوضش کنم؟». اما سوال درست این نیست که «آیا عوض کنم؟» بلکه باید این سوال را از خود بپرسند «که چه زمانی باید سیستم سانترال سنتی خود را عوض کنم؟» در پاسخ به چنین افرادی که به دنبال عدم تعویض سیستم سنتی سانترال خود هستند باید بگوییم که، اگر زمان مهاجرت را از دست بدهید، هزینه تعویض دوچندان می‌شود و ممکن است چند روز بدون تلفن بمانید. به همین دلیل در این مقاله به بررسی ۴ سناریوی قطعی برای مهاجرت از سیستم سانترال سنتی به ویپ، اشتباهات رایج زمان‌بندی و یک نقشه راه گام‌به‌گام بدون قطعی می پردازیم.

 پس تا انتهای مطلب همراه وب سایت گراهام سنتر باشید. این موضوع به‌ویژه برای کسب‌وکارهایی که به راه‌ اندازی VoIP در شهرکرد و استفاده از تجهیزات مخابراتی در شهرکرد روی آورده‌اند، اهمیت دو چندان دارد.

چهار سناریویی که نشان دهنده عدم تحمل سانترال سنتی است!

مواقعی پیش می‌آید که نگهداری از سانترال سنتی نه فقط به صرفه نیست، بلکه مستقیماً به کسب‌ و کار شما ضربه می‌زند. این چهار سناریو را بررسی کنید؛ اگر هرکدام برای شما پیش آمده، زمان مهاجرت به تلفن تحت شبکه VOIP فرا رسیده است.

• سناریو اول، اگر شعبه جدید افتتاح کرده‌اید: اتصال دو سانترال سنتی با سیم و کابل فیزیکی غیرممکن است.
• سناریو دوم، وجود نیروی دور کار: اگر پرسنل فروش شما از خانه یا بیرون دفتر کار می‌کنند و مجبورند با موبایل شخصی تماس بگیرند، هم هزینه بالایی می‌پردازید و هم تماس‌ها در سیستم ثبت نمی‌شود. ویپ به هر کارمند یک اپلیکیشن روی گوشی می‌دهد که با شماره داخلی شرکت تماس برقرار می کنند.
• سناریو سوم، قطعات یدکی دیگر موجود نیست: اگر فروشنده بگوید «کارت این مدل دیگر تولید نمی‌شود» یا «باید از بازار سیاه تهیه کنید»، یعنی زمان مهاجرت فرا رسیده است.
• سناریو چهارم، هزینه نگهداری از قبض تلفن ماهانه بیشتر شده: اگر به طور مثال ماهانه بیش از ۳ میلیون تومان قبض تلفن دارید و سالانه حداقل ۵ میلیون تومان هم تعمیرات، مهاجرت به ویپ این هزینه را حداقل ۵۰٪ کاهش می‌دهد.

اشتباهات زمان‌بندی مهاجرت؛ خیلی زود یا خیلی دیر

برخی مدیران با شنیدن کلمه «فناوری جدید» بی‌درنگ سفارش ویپ می‌دهند و برخی دیگر آنقدر صبر می‌کنند تا سانترال قدیمی کاملاً از کار بیفتد. هر دو گروه ضرر می‌کنند.

اگر تعداد پرسنل شما زیر ۸ نفر است و قصد رشد سریع هم ندارید، سانترال سنتی هنوز پاسخ‌گو است. اگر فرض بگیریم که هزینه پیاده‌سازی ویپ برای ۸ خط حدود ۱۲ میلیون تومان است، یک سانترال پاناسونیک کارکرده با ۴ trunk و ۸ داخلی فقط ۳ میلیون تومان قیمت دارد. اما در سمت دیگر، اگر آنقدر صبر کنید تا سانترال قدیمی کاملاً از کار بیفتد، حداقل ۳ تا ۵ روز کاری بدون تلفن خواهید ماند. ضرر فروش یک شرکت کوچک در این ۵ روز ممکن است از ۲۰ میلیون تومان بیشتر باشد. نقطه طلایی زمانی است که تعداد trunk های شما به سقف رسیده و مجبورید در پیک کاری، دو پرسنل یک خط تلفن را اشتراکی استفاده کنند.

امکانات VoIP که سانترال سنتی هرگز نخواهد داشت!

فراتر از صرفه‌جویی اقتصادی، ویپ امکاناتی می‌دهد که سانترال سنتی حتی در گران‌ترین مدل خود هم ندارد. این مزایا را دست کم نگیرید.

• مسیریابی بر اساس حضور: اگر کارمند در دفتر نیست، تماس به طور خودکار به موبایل شخصی یا منزل او هدایت می‌شود.
• گزارش‌گیری دقیق: دقیقاً می‌دانید هر پرسنل چند تماس گرفته، چند دقیقه صحبت کرده، چند تماس را از دست داده و میانگین زمان پاسخگویی چقدر بوده است.
• پشتیبانی از اپلیکیشن موبایل: نرم‌افزار softphone روی گوشی نصب می‌شود و شماره داخلی شرکت همراهتان است.
• ضبط ابری مکالمات: بدون نیاز به سخت‌افزار اضافی، همه تماس‌ها روی سرور ذخیره می‌شوند و با جستجوی ساده می‌توانید تماس یک ماه پیش را پیدا کنید.
• کنفرانس تصویری و به اشتراک‌گذاری صفحه بدون نرم‌افزار جداگانه.

گام‌های عملی برای مهاجرت بدون قطعی

ترس از قطعی تلفن مهمترین مانع مهاجرت به سمت ویپ است. اما با یک برنامه پلکانی ۴ مرحله‌ای، می‌توانید بدون اینکه حتی یک ساعت بدون تلفن بمانید، به ویپ مهاجرت کنید.

• مرحله یک: سیستم ویپ را موازی با سانترال سنتی راه‌اندازی کنید. یک سرور ویپ ساده با ۲ trunk مجازی فعال کنید. هزینه این مرحله حدود ۳ میلیون تومان است.
• مرحله دو: ۳ کاربر پیشتاز (مثل واحد فروش یا مدیران) را به صورت آزمایشی روی ویپ بیاورید. تلفن‌های قدیمی آن‌ها را به شبکه متصل کنید یا اپلیکیشن روی گوشی نصب کنید.
• مرحله سه:یک ماه کامل تست کنید. اگر مشکل خاصی نبود، trunk های اصلی را یکی‌یکی به ویپ منتقل کنید. هر بار یک trunk را روی ویپ بیاورید و ۲ روز تست کنید.
• مرحله چهار: سانترال سنتی را به عنوان پشتیبان (بدون قطع برق) نگه دارید تا یک ماه اطمینان کامل حاصل کنید. سپس آن را جمع کنید.

جمع بندی

مهاجرت از سانترال سنتی به VoIP یک تصمیم «همه یا هیچ» نیست. بهترین زمان مهاجرت وقتی است که یا به محدودیت فیزیکی برخورد کرده‌اید (تمام trunk ها پر است)، یا هزینه نگهداری و قبض از اجاره ماهیانه ویپ بیشتر شده است. با برنامه پلکانی بالا، می‌توانید بدون قطعی و بدون از دست دادن مشتری انتقال را انجام دهید.

اگر شما هم برای کسب‌ و کار خود، به دنبال راهکاری مطمئن برای طراحی یا ارتقای سیستم تلفنی هستید و به خدماتی مانند یو پی اس مخابراتی در شهرکرد، خدمات UPS در شهرکرد یا راه‌اندازی VoIP در شهرکرد نیاز دارید، استفاده از تجربه و تخصص یک مجموعه حرفه‌ای مانند فروشگاه گراهام سنتر می‌تواند تفاوت بزرگی ایجاد کند.