علت اختلال در سیستم تلفن اداری بعد از افزایش نیرو

تصور کنید تیم فروش خود را از ۵ نفر به ۲۰ نفر رسانده‌اید، شعبه جدید باز کرده‌اید یا شیفت شب راه انداخته‌اید. ناگهان مشتریان می‌گویند «صداتون قطع می‌شه»، «وسط صحبت خط رفت» یا «یک ربع منتظر موندم کسی جواب نداد». مشکل از پرسنل جدید نیست؛ مشکل از سیستم تلفن اداری شماست که برای تعداد کمی تماس طراحی شده است. در این مقاله سه دلیل اصلی اختلال در سیستم تلفن اداری بعد از افزایش نیرو را با جزئیات فنی بررسی می‌کنیم و راهکار عملی بدون خرید دستگاه گران ارائه می‌دهیم. پس تا انتهای مطلب همراه وب سایت گراهام سنتر، عرضه کننده انواع تلفن تحت شبکه voip در شهرکرد باشید.

نشانه های اختلال در سیستم تلفن اداری

گاهی اوقات برای صاحبان شرکت ها و ادارات بزرگ پیش می آید، که در هنگام برقراری تماس در زمان افزایش نیرو به مشکل برخوردند. در چنین مواقعی باید به سراغ شناخت دلایل این اتفاق رفت . پس قبل از هر اقدامی، باید بدانید آیا سیستم فعلی تلفن اداری واقعاً به پایان ظرفیت رسیده یا فقط تنظیمات آن به هم خورده است. سه نشانه واضح وجود دارد که اگر هرکدام را برای دو هفته متوالی دیدید، یعنی زمان ارتقا سیستم تلفن اداری شرکت شما فرا رسیده است.

• نشانه اول، اشغال بودن خط در ساعات اوج کاری: اگر بین ۱۰ تا ۱۲ ظهر یا ۱۶ تا ۱۸ عصر، بیش از ۳۰٪ تماس‌های ورودی با صدای اشغال مواجه می‌شوند، یعنی تعداد trunk های شما (خطوط شهری ورودی) کمتر از نیاز واقعی است. در سانترال‌های پاناسونیک قدیمی، هر trunk فقط یک مکالمه همزمان را پشتیبانی می‌کند.
• نشانه دوم ، سخت شدن اضافه کردن داخلی جدید: اگر برای هر پرسنل جدید باید هفته‌ها منتظر تکنسین بمانید و فروشنده بگوید «کارت توسعه این مدل دیگر موجود نیست»، یعنی زمان مهاجرت به سیستم تلفن اداری جدید فرا رسیده است.
• نشانه سوم، کیفیت پایین صدا: زمانی که صدا بریده بریده یا رباتی می‌شود و یا انگار از ته چاه صحبت می‌کنید، یعنی باید به سراغ سیستم تلفن جدید بروید. چرا که این علائم، نشان دهنده خستگی پردازنده مرکزی است.

محدودیت کانال همزمان، قاتل خاموش سیستم تلفن

در سانترال‌های سنتی مثل پاناسونیک، سامسونگ یا آلکاتل، حداکثر تعداد مکالمه‌های همزمان توسط کارت‌های صوتی تعیین می‌شود. این محدودیت فیزیکی زمانی خودش را نشان می‌دهد که تعداد پرسنل از یک حدی عبور کند.

هر کارت صوتی معمولاً ۴ یا ۸ کانال مکالمه همزمان دارد. با ۱۰ پرسنل، احتمال اینکه ۸ نفر همزمان روی خط باشند کم است؛ اما با ۲۰ پرسنل در پیک کاری، ممکن است ۱۲ تماس همزمان داشته باشید.

نتیجه: چهار نفر آخر صدای اشغال می‌شنوند. هر trunk شهری فقط یک مکالمه را همزمان ساپورت می‌کند. برای افزایش trunk باید کارت جدید بخرید که هزینه آن بین ۳ تا ۷ میلیون تومان است و ممکن است دیگر تولید نشود. در سیستم‌های ویپ، این محدودیت وجود ندارد و تعداد کانال‌های همزمان فقط به قدرت پردازنده سرور بستگی دارد.

پردازنده مرکزی خسته می‌شود!

فراتر از محدودیت کانال، مشکل اصلی دیگری هم وجود دارد، که می تواند سیستم تلفن های اداری قدیمی را دچار مشکل کنند. زمانی که پردازنده مرکزی تحلیل می رود. چرا که پردازنده مرکزی سانترال‌های قدیمی، اصلاً برای تعداد بالای کاربر طراحی نشده است. وقتی تعداد پرسنل دوبرابر می‌شود، این پردازنده باید چندین برابر بیشتر محاسبات انجام دهد.

در سانترال‌های پاناسونیک سری TD یا TDE، پردازنده مرکزی با فرکانس کمتر از ۲۰۰ مگاهرتز کار می‌کند. این پردازنده مسئول برقراری تماس، قطع و وصل، انتقال، ضبط مکالمه، گزارش‌گیری و مدیریت همزمان همه داخلی‌هاست. وقتی تعداد پرسنل از ۱۵ نفر عبور کند، پردازنده بین ۱۰ تا ۲۰ وظیفه را همزمان باید انجام دهد. اولین قربانی: کیفیت صدا (بریده بریده). دومین قربانی: قطع شدن تماس بدون دلیل. جدول مسیریابی داخلی نیز ظرفیت محدودی دارد (مثلاً ۳۲ یا ۶۴ داخلی). وقتی به سقف رسیدید، راهی جز خرید دستگاه جدید ندارید.

اشتباه رایج مدیران: قاطی کردن تعداد پرسنل با ترافیک تماس

یکی از رایج‌ترین اشتباهاتی که منجر به خرید نادرست تجهیزات می‌شود، این تصور است که «۲۰ پرسنل یعنی حداکثر ۲۰ مکالمه همزمان». این فرض کاملاً غلط است و باعث می‌شود سیستم تلفنی بخرید که باز هم بعد از سه ماه دچار اختلال شود.

در یک شرکت فروشی متوسط، هر پرسنل میانگین ۳۰ تا ۵۰ تماس در روز دارد. اما تماس‌ها توزیع یکنواختی ندارند. معمولاً ۶۰٪ تماس‌ها در دو بازه یک‌ساعته (۱۰ تا ۱۱ صبح و ۱۶ تا ۱۷ عصر) متمرکز است. در همان یک ساعت پیک، ممکن است ۱۵ نفر از ۲۰ پرسنل همزمان روی خط باشند. معیار طراحی سیستم تلفن «تعداد پرسنل» نیست، بلکه «حداکثر مکالمه همزمان در پیک ترافیک ضرب‌در ۱.۵» است. مثلاً اگر در بدترین حالت ۱۲ تماس همزمان دارید، باید سیستمی با ظرفیت ۱۸ کانال همزمان تهیه کنید.

راهکار عملی بدون خرید تجهیزات گران

اگر امروز شما هم در شرکت خود، با این اختلالات مواجه هستید، نیازی نیست یک‌شبه کل سیستم را عوض کنید. یک راهکار پلکانی وجود دارد که هم هزینه را پایین نگه می‌دارد و هم باعث قطعی خدمات نمی‌شود.

بهترین راه مهاجرت سیستم سنتی به سیستم ویپ (VoIP) یا سانترال تحت شبکه است. در این روش به جای کارت صوتی فیزیکی، از یک سرور معمولی (حتی یک کامپیوتر شخصی با ۸ گیگ رم و پردازنده اینتل Core i5) استفاده می‌شود. trunk ها در ویپ به شکل مجازی (SIP Trunk) هستند. یعنی، با یک تماس تلفنی به اپراتور مخابرات، می‌توانید ظرف ۲۴ ساعت تعداد خطوط ورودی را از ۴ خط به ۲۰ خط افزایش دهید بدون اینکه یک سیم اضافه بیاورید.

جمع بندی

بروز اختلال در سیستم تلفن اداری بعد از افزایش پرسنل، اجتناب‌ناپذیر نیست. اگر سه نشانه هشدار را امروز می‌بینید، هنوز فرصت دارید با مهاجرت پلکانی به ویپ یا ارتقای سانترال موجود، مانع از دست رفتن مشتریان و اعتبار شرکت شوید. از آن جایی که هزینه ارتقا سیستم تلفن قدیمی به ویپ حداکثر معادل ۲ ماه قبض تلفن سنگین شماست و هزینه از دست رفتن مشتری بسیار سنگین تر است، پس از همین امروز به فکر تهیه انواع تجهیزات جانبی ویپ برای شرکت خود باشید.

اگر شما هم برای کسب‌ و کار خود، به دنبال راهکاری مطمئن برای طراحی یا ارتقای سیستم تلفنی هستید و به خدماتی مانند یو پی اس مخابراتی در شهرکرد، خدمات UPS در شهرکرد یا راه‌ اندازی VoIP در شهرکرد نیاز دارید، استفاده از تجربه و تخصص یک مجموعه حرفه‌ای مانند فروشگاه گراهام سنتر می‌تواند بسیار کمک بزرگی باشد.